Tietosuojaseloste
Informointi henkilötietojen käsittelystä
Laatimispäivä 31.12. 2018 (tarkistettu 22.2.2021)
Laatija: Seppo Hölttä
Rekisterinpitäjä: Pukinmäki – seura ry
Rälssintie 15, 00720 Helsinki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Seppo Hölttä
Karhusuontie 41 A 1
00780 H:ki p. +358 40 731 71 74
Rekisterin nimi: Pukinmäki – seura ry:n tietosuojaseloste / jäsenrekisteri / kartanon laskutuslista sekä vuokranmaksun listaus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilörekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Samalla tavoin kerätään vuokrauksesta (asunnot ja kartanon tilat sekä viljelypalstat) vuokrauksessa, laskutuksessa ja sen seurannassa tarvittavat tiedot. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11§ vaatimat henkilötiedot. Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka (postiosoite), puhelinnumero ja sähköpostiosoite, jäsenyyden alkamisajankohta sekä lisätiedoissa mahdolliset kiinnostuksen kohteet. Rekistereitä käytetään ainoastaan laskutusta ja jäsentiedotteiden postitusta varten sekä oman toiminnan suunnittelussa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, silloin kun hän hakee jäsenyyttä tai on vuokraamassa tiloja tai viljelypalstaa. Muutokset tiedoissa tulee jäsenen itse huolehtia rekisterinpitäjälle.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi poikkeustapauksissa. Nämä voivat olla esimerkiksi viranomaisten vaatimia tietoja julkisiin tapahtumiin liittyen. Tällöinkin tarvitaan henkilökohtainen lupa yksilöityyn tapahtumaan liittyen.
Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaaliset rekisterit säilytetään kunkin rekisterin hoitajan vastuulla lukituissa paikoissa, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Manuaalista rekisteriä käsittelee siihen yhdistyksen hallituksen nimeämä henkilö.
Henkilökohtaisella tietokoneella olevat tiedot ovat salasanojen takana ja vain puheenjohtaja tai hallituksen erikseen määräämän henkilön hallinnassa.
Tarkastusoikeus: Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisten virheiden korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli tiedot halutaan tarkastaa, tulee se tehdä todistettavasti rekisterinpitäjälle ja vaatia oikaisua kirjallisesti. Rekisterinpitäjän tulee varmistua oikaisun pyytäjän henkilöllisyydestä ja vastata asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain se aika, kun on tietojen käyttötarve tai viranomainen määritellyt laissa tai asetuksessa. Tarpeeton tieto hävitetään poistamalla se joko digitaalisesti tai paperiversiot silppuamalla ne silppurissa.
